Működés Optimalizálás

A környezetre tervezett szervezetek nem alkalmasak a dinamikus, kiszámíthatatlanul változó környezetben való működésre. Az üzleti szervezetek megújításához olyan horizontális szemléletre van szükség, amely a munkatársakat már nem szűk részterületekért, hanem az egész szervezet működését behálózó folyamatokért teszi felelőssé.

Célunk, hogy partnereinknek az üzleti- és ügyviteli folyamat-struktúrák felépítése, átalakítása során is minőségi megoldásokat közvetítsünk.

Az IQC folyamat-fejlesztő megoldásainak részletei

BPR – Business Process Reengineering

Az IQC folyamatelemző módszertana

Gazdasági-pénzügyi audit

Minőségbiztosítási rendszerek bevezetésének támogatása

Az informatika jelentősége a BPR-ban

Az üzleti/ügyviteli folyamatokról

BPR – Business Process Reengineering

Business Process Reengineering (BPR), vagyis az “üzleti folyamatok újjászervezése”, a vállalat alapvető struktúráinak az átgondolása annak érdekében, hogy termékeivel és szolgáltatásaival értéket teremtsen azok számára, akik azokat megvásárolják. Rendkívüli jelentőségű jövőbe irányuló befektetés, amely hosszútávon képes biztosítani a vállalat alkalmazkodóképességét, és ezáltal sikerességét. A vevők végül is nem egyszerűen termékeket vagy szolgáltatásokat vesznek meg, hanem – közvetve – azt a folyamatot, amely előállítja számukra az adott terméket vagy szolgáltatást.

A BPR által közvetített szemlélet középpontjában az üzleti folyamatok állnak. Vagyis a felelősségi hatásköröket és döntési jogosultságokat a folyamatok és nem jól körülhatárolható részfunkciók köré szervezik. Ne feledjük: a legtöbb folyamat olyan kereszt-funkcionális tevékenység, amely a szervezeti ábrán az üres helyet töltik meg az egyes szervezeti egységeket jelölő fehér négyzetek között.

Szomorú tapasztalat, hogy sok szervezet pazarolja erőforrásait olyan újjászervezési projektekre, melyek hosszútávon nem váltják be a hozzájuk fűzött reményeket. Ezért az IQ ConsultinG tanácsadói az üzleti folyamatok megújítását célzó projekteket minden esetben az aktuális kockázatok körültekintő elemzésével indítják. Ezeknek a tényezőknek az ismeretében az ügyfél aktív szerepvállalásával kerül sor a konkrét folyamatelemzői és újjászervezési módszertan kialakítására. Az általunk javasolt megoldások így egyediek és testre szabottak. A projekt így lehetőséget teremt a vevői igényekhez való rugalmas alkalmazkodásra, illetve a piaci kihívásokkal való lépéstartásra.

Az IQC folyamatelemző módszertana

A folyamatszervező munka három nagy feladatcsoport köré szerveződik:

1. Vizsgálandó folyamatok és folyamatelemzési konvenciók meghatározása – A projekt első szakaszában kerül sor a megvalósításra vonatkozó konvenciók meghatározására. Különösen nagy hangsúlyt kap a folyamatfelmérő és –dokumentáló munka megtervezése, a határidők, az interjúk lefolytatásának határideje, és a humán erőforrások szempontjából. A redundáns vizsgálatok elkerülése érdekében ekkor kerül sor a korábbról rendelkezésre álló, és ésszerűen felhasználható eredmények és dokumentumok kiválasztására, illetve másodlagos elemzésére. Az előkészítési fázis végén történik meg a vizsgálandó ügyviteli folyamatok pontos meghatározása (folyamatleltár), és a projekt ütemtervének véglegesítése.
2. Célfolyamatok felmérése és dokumentálása (kritikus pontok felderítése és megnevezése) – A felmérés és dokumentálás fő célja az előkészítési fázisban pontosított ügyviteli folyamatok felmérése és pontos megértése, illetve folyamat-diagramban szerű ábrázolása. A modellezés a végrehajtandó tevékenységek/feladatok, a döntési pontok, a kapcsolódó szervezeti egységek és munkakörök, illetve az adatfeldolgozó rendszerek felmérését és összefüggéseinek a leképezését jelenti. A szakasz végére készülnek el az ügyviteli folyamatmodellek. Ezután kerül sor a javaslattételi szakaszra, melynek célja a felvett folyamatokban rejlő tökéletesítési lehetőségek kimutatása, a fejlesztési javaslatok megfogalmazása.
3. Javaslattétel a célfolyamatok optimalizálására (megoldási alternatívák kidolgozása) – Az elemzési és javaslattételi szakasz főbb feladatai a következők:

• az ügyviteli folyamatrendszer hiányosságainak és belső ellentmondásainak feltárása szervezeti, és információfeldolgozási szempontból;
• a javítási és tökéletesítési lehetőségek bemutatása;

Az elemzés során felszínre kerülő problémák (kritikus pontok) adódhatnak:

• többszörösen (redundánsan) végrehajtott tevékenységekből;
• nem definiált tevékenységekből;
• az esetlegesen végre nem hajtott tevékenységekből;
• a hibásan (inkonzisztens módon), illetve nem az előírásoknak megfelelően végrehajtott tevékenységekből, illetve
• a nem hatékony sorrendben és időzítéssel végrehajtott tevékenységekből.A kritikus pontok ismeretében történik meg a folyamatorientált átalakítási lehetőségek feltárása.

Célunk, hogy az adott szervezeti és informatikai környezetnek megfelelő, reálisan megvalósítható, pontosan megfogalmazott fejlesztési javaslatokat dolgozzunk ki.

A folyamatszervezési projektek általános célkitűzései:

• A vállalat üzleti folyamatainak flexibilis, átlátható megjelenítése és dokumentálása.
• Az üzleti folyamatok kritikus kapcsolódási pontjainak definiálása.
• Az egyes szervezeti egységekre vonatkozó döntési és intézkedési kötelezettségek illetve jogosultságok meghatározása, egymástól való elhatárolása, az esetleges átfedések kiszűrése.
• A vállalati folyamatok optimalizálása, igény esetén újjászervezése, a megújítás lebonyolítása.
• Az új működési struktúrák folyamatos elemzése, szükség esetén további korrekciója.
• Az új struktúrákat támogató szervezeti kultúra meghonosítása, a munkatársak folyamatos továbbképzése, a tanulás egyéni és csoportos gyakorlatának kialakítása.

Gazdasági-pénzügyi audit

A működési (gazdasági, pénzügyi) audit célja olyan elemző-értékelő (döntés előkészítő) szakértői tanácsadás megvalósítása, amely magába foglalja:

• A vizsgált szervezet, és az általa működtetett alrendszerek gazdálkodásának áttekintését, és a rendelkezésre álló pénzügyi erőforrások felhasználásának vizsgálatát hatékonyság szempontjából,
• A szervezet feladatainak összevetését a rendelkezésre álló pénzügyi forrásokkal,
• Az esetleges pazarló vagy forráshiányos helyzet feloldásának lehetséges alternatíváit gazdálkodási és vezetés-szervezési elemzések alapján.
• A szakértői konzultáció az aktuális helyzet által indokolt stratégiai megközelítésnek megfelelően tartalmazza a jelenlegi állapot gazdasági értékelését, a vezetés által preferált célállapot működési jellemzőit és az annak megvalósítását biztosító döntési alternatívákat.

Az Audit komplexitása megköveteli a rendszerezett eljárásmódot. A feladat első szakaszában kerül sor a rendelkezésre álló pénzügyi források és ezek megosztási logikájának, illetve felhasználási mechanizmusainak vizsgálatára. A felmérés részét képzi a szervezet fő működési folyamatainak áttekintése és a tervezési rendszerek felülvizsgálata. A második szakaszban történik meg a felméréskor összegyűjtött és rendszerezett információk feldolgozása. Ekkor vetjük össze egymással a rendelkezésre álló forrásokat, a megvalósítandó feladatokat, és a működéssel szemben támasztott elvárásokat. Ennek a munkaszakasznak a legfőbb feladata a vizsgált működési struktúrák hiányosságainak és belső ellentmondásainak feltárása szervezeti és gazdálkodási szempontból. Végezetül a javaslattételi szakasz feladata a kritikus pontok kiküszöbölését célzó stratégiák és a forráshiányos helyzet eredményes menedzselését megalapozó javaslatok megfogalmazása.

Minőségbiztosítási rendszerek bevezetésének támogatása

A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) minőségbiztosítási rendszerei ma már az üzleti világ szereplőin kívül a közszolgálati munka eredményességének is megkérdőjelezhetetlen fokmérői. Olyan tanúsítványok, melyek igazolják az adott tevékenységek következetes végrehajtását, a külső és belső szolgáltatások eredményességének folyamatos javítását.

Az IQ ConsultinG a partnerszervezet minőségbiztosítási rendszerének kialakítását és minősítését az alábbi tevékenységekkel segíti:

• A minőségbiztosítási rendszer bevezetésében és működtetésében érintett szervezetek ügyviteli folyamatstruktúráinak kialakítása (felmérés, optimalizáció, archiválás);
• Az ISO minőségügyi rendszerrel kapcsolatos oktatások lebonyolítása;
• Az eljárási utasítások megfogalmazása;
• A minőségügyi kézikönyv összeállítása;
• Az ISO minőségügyi rendszer működésének gyakorlati kontrollja, a szervezetek auditra való felkészítése.

Az ISO bevezetés támogatásához olyan kooperatív konzultációs modellt ajánlunk, amely a bevezetésben érintett vezetők és a külső szakértők közös munkájára épül.

Az informatika jelentősége a BPR-ban

A 90-es évek a korábbiakhoz képest minőségileg új folyamatszemléletet hoztak. Ezt elsősorban az elmúlt évek informatikai fejlesztései tették lehetővé. A vállalati információtechnológia robbanásszerű fejlődése látványos segítséget nyújtott a korábban megoldhatatlannak tűnő kereszt-funkcionális folyamatok áttekintésében, az értékláncok biztos nyomon követésében. A különböző információs rendszerek ma már könnyedén képesek kezelni a belső vállalati határokon átnyúló folyamatok hálózatait, anélkül, hogy eltévednének az üzleti szervezetek mind komplexebb értékteremtő tevékenységeiben.

Az IQ ConsultinG tanácsadói munkájának mind hangsúlyosabb része a speciális folyamatszervezési feladatok menedzselése, illetve ezek informatikai megjelenítése. Nem csak a jelenlegi működés feldolgozásáról van szó, hanem új algoritmusok körvonalazásáról, illetve ezek beillesztésének elősegítéséről. Ez a klasszikus BPR tanácsadói módszerek mellett speciális szoftver-rendszerek kialakításának és folyamatos karbantartásának igényével szemesít bennünket. A kihívás nagy, de a folyamatszervezési projektjeink sikerei azt bizonyítják, minőségi szolgáltatásainkra ezeken az új területeken is számítatnak partnereink.

Az üzleti/ügyviteli folyamatokról

A folyamatok behálózzák a szervezeteket, akár tetszik ez nekünk, akár nem. Két lehetőségünk van: figyelmen kívül hagyjuk őket, és reméljük, hogy úgy alakulnak a dolgok, ahogyan mi szeretnénk, vagy megpróbáljuk megérteni és menedzselni őket, hogy biztosan az történjen, amit elképzeltünk.

A legáltalánosabban elfogadott folyamatdefiníciók a következők:

"Egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet alakít át a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) emberek, módszerek és eszközök kombinációjává".– Irving J. DeToro

"Olyan jelenség, amely egy vagy több dolog ráfordításával (bemenet) a vevők számára értéket képviselő teljesítményt (kimenet) eredményez."– James Champy

Tulajdonképpen minden input és output között van valamilyen folyamat. Vannak olyan folyamatok, melyek a fogyasztók számára nem látható vagy érzékelhető termékeket és szolgáltatásokat állítanak elő, de az üzlet menedzselése szempontjából elengedhetetlen fontosságúak. Ezeknek belső a folyamatoknak a gördülékeny összekapcsolása tehet igazán sikeressé egy szervezetet.

Az üzleti folyamatok tökéletesítésének alapvetően két alternatívája lehetséges. Vagy a meglévő működési struktúrát fejlesztjük tovább egy egész szervezetet átható tanulási gyakorlat kialakításával (CPI – Continuous Process Improvement), vagy radikálisan átszervezzük a vállalat működését egy teljesen új folyamatstruktúra megteremtésével (BPR).

Tapasztalataink szerint egy-egy folyamat-elemzési és –szervezési munka legproblematikusabb része maguknak a vizsgálandó folyamatoknak a meghatározása és definiálása. Ahogyan Bill Gates Microsoft vezére is fogalmazott, "az alapfolyamatok legalább olyan fontosak a vállalatok életében, mint az emberi test működésében a légzés, vagy az emésztés."

"Az embert életben tartó folyamatoknak, mint pl. a légzésnek, a vállalati szervezetben is megvan a maga megfelelője. Ilyen autonóm folyamat például a gyártás, amiért a cég tulajdonképpen létezik. E folyamatnak olyan hatékonyan és megbízhatóan kell működnie, mint az emberben a szívnek. Másik típusa az autonóm folyamatoknak az ügyintézés – például a befizetések és kifizetések nyilvántartása. Ez ugyanúgy nélkülözhetetlen, mint a légzés. Ha ezek az alapvető folyamatok leállnak, az egész vállalat leáll, majd meghal. Tekintve, hogy ezek az alapfolyamatok nagyon fontosak – és nagyon költségesek is –, a nagy cégek már évek óta hatalmas összegeket fektetnek automatizálásukba, hogy így növeljék hatékonyságukat." – Bill Gates